W dniu 1 czerwca 2025 r. weszły w życie nowe przepisy prawne1dotyczące prowadzenia agencji pracy i zatrudniania cudzoziemców. To największa reforma zatrudnienia zewnętrznego od ponad dwóch dekad. Nowelizacja nakłada dodatkowe obowiązki zarówno na agencje rozpoczynające swoją działalność, jak i na podmioty już funkcjonujące na rynku.
Zatrudnianie cudzoziemców po 2 latach działalności
Agencje pracy, które założono po 1 czerwca 2025 r. mogą zatrudniać cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy dopiero po upływie 2 lat od:
1) wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ) oraz
2) świadczenia w tym czasie usług polegających na:
a) zatrudnianiu osób na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie,
b) kierowaniu tych osób do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika.
Z nowych przepisów wynika, że sam wpis agencji pracy do KRAZ i upływ okresu dwóch lat nie wystarczy, by spełnić wymagania ustawy. Ważne jest też, aby w tym czasie agencja faktycznie: a) zatrudniała i b) kierowała osoby do pracy tymczasowej – to istotny szczegół, o którym często się zapomina.
Przez pierwsze 2 lata działalności gospodarczej agencje pracy mogą zatrudniać wyłącznie Polaków, obywateli UE, EOG i Szwajcarii oraz cudzoziemców zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę (np. posiadających ważną Kartę Polaka lub będących małżonkiem obywatela polskiego i posiadających zezwolenie na pobyt czasowy).
Dopiero po upływie 2-letniego okresu prowadzenia działalności agencje będą mogły zatrudniać cudzoziemców z tzw. krajów trzecich.
Niezapowiedziane kontrole PIP i Straży Granicznej
Nowe przepisy wprowadzają możliwość przeprowadzania niezapowiedzianych kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy oraz Straż Graniczną. Kontrole mogą odbywać się również w formie tzw. kontroli krzyżowych, czyli równoczesnych działań obu organów2.
Celem zmiany jest zwiększenie skuteczności w wykrywaniu nieprawidłowości związanych z zatrudnianiem pracowników tymczasowych oraz legalnością pobytu cudzoziemców.
Straż Graniczna koncentruje się w szczególności na legalności pobytu cudzoziemców, a stwierdzone nieprawidłowości mogą skutkować wysokimi karami finansowymi dla agencji pracy oraz zobowiązaniem cudzoziemców do powrotu. Przykłady z ostatnich miesięcy pokazują, że ujawniane są dziesiątki a nawet setki przypadków nielegalnego powierzenia pracy lub nielegalnego pobytu podczas pojedynczej kontroli.
Natomiast Państwowa Inspekcja Pracy nadzoruje przestrzeganie przepisów dotyczących zatrudnienia, w tym legalność powierzenia pracy cudzoziemcom, limity pracy tymczasowej, prawidłowość zawieranych umów, warunki BHP oraz terminowość wypłat wynagrodzeń. PIP ma też prawo kontrolować dokumentację cudzoziemców zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych, np. umowie zlecenie.
Wymogi wobec osób reprezentujących i zarządzających agencją pracy
Z nowych przepisów wynika, że agencja pracy nie otrzyma wpisu do KRAZ, jeżeli jej właściciel, członek zarządu lub prokurent zostali prawomocnie ukarani lub skazani za:
- wykroczenia, o których mowa w art. 362–367 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, takie jak brak wpisu do KRAZ, pobieranie niedozwolonych opłat od kandydatów do pracy czy naruszanie zakazu dyskryminacji przy świadczeniu usług;
- przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu,
- wykroczenia, o których mowa w art. 84 ust. 1–12 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, takie jak nielegalne powierzenie pracy, wprowadzenie cudzoziemca w błąd czy brak pisemnej umowy w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.
Zakaz ten ma na celu zapobieganie sytuacjom, w których osoby odpowiedzialne za nieprawidłowości w jednej agencji zakładają nową, aby kontynuować działalność.
W praktyce oznacza to, że agencje pracy powinny zwrócić szczególną uwagę na skład zarządu oraz zweryfikować historię osób odpowiedzialnych za prowadzenie działalności.
W tym celu rekomenduję odbieranie pisemnych oświadczeń o niekaralności od ww. osób.
Obowiązek posiadania fizycznego lokalu
Agencja pracy musi dysponować fizycznym lokalem przeznaczonym do prowadzenia działalności. Oznacza to, że agencja nie może być zarejestrowana pod adresem wirtualnego biura lub skrzynki pocztowej.
Agencja pracy powinna zapewnić w lokalu możliwość bezpośredniego kontaktu z jej przedstawicielami oraz przechowywać dokumenty związane ze świadczeniem usług pracy tymczasowej, w tym dokumentację pracowników tymczasowych.
Zgodnie z nowymi przepisami brak posiadania fizycznego lokalu uniemożliwia wpis do KRAZ.
Obowiązki informacyjne wobec organów administracyjnych
Na agencje pracy został nałożony obowiązek informacyjny wobec organów administracyjnych. Obowiązki oraz terminy na ich wykonanie różnią się w zależności od tego czy cudzoziemcy zatrudnieni są na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy.
Informacje należy przesyłać do organów za pomocą systemu teleinformatycznego. Na dzień publikacji artykułu jest to portal praca.gov.pl. Jeżeli z powodu prac serwisowych lub awarii portalu nie można dokonać powiadomienia organu, należy je przesłać najpóźniej pierwszego dnia roboczego po przywróceniu działania systemu.
Zezwolenie na pracę
Agencja pracy powiadamia organ, który wydał zezwolenie na pracę, jeżeli:
1. cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę;
2. cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 2 miesiące;
3. cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.
Termin na dokonanie powiadomienia wynosi 7 dni od dnia wystąpienia ww. okoliczności.
Oświadczenie o powierzeniu pracy
Agencja pracy powiadamia starostę, który dokonał wpisu oświadczenia, o:
1. podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
2. niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń;
3. niepodjęciu pracy przez lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca przed dniem zakończenia pracy określonym w tym oświadczeniu.
Kopia umowy o pracę
Niezależnie od tego, czy cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie zezwolenia czy oświadczenia, agencje pracy zobowiązane są przesyłać do urzędów kopię umowy w języku polskim zawartej z cudzoziemcem.
Umowę należy przesłać do urzędu przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, co oznacza, że zanim cudzoziemiec rozpocznie pracę należy przesłać kopię umowy do organu, a następnie dopiero można dopuścić go do wykonywania pracy.
Podsumowanie
Nowelizacja zatrudnienia zewnętrznego z dnia 1 czerwca 2025 r. istotnie wpłynęła na zasady prowadzenia agencji pracy. Kluczowe zmiany dotyczą organizacji działalności, zatrudniania cudzoziemców oraz nadzoru ze strony organów kontrolnych.
Dla wielu agencji pracy wiąże się to z koniecznością przeprowadzenia kompleksowego audytu prawnego i wdrożenia nowych procedur, aby zminimalizować ryzyko utraty wpisu do KRAZ i nałożenia surowych kar finansowych.
W razie pytań dotyczących dostosowania działalności Państwa agencji pracy do nowych przepisów, zapraszam do kontaktu.
Autor: r. pr. Krzysztof Rudiuk
tel.: + 601 831 625, e-mail: k.rudiuk@rudiuk.pl
© Krzysztof Rudiuk Kancelaria Radcy Prawnego
Materiał chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone.
