Come ridurre i costi del lavoro è una delle domande più frequenti che, ultimamente, mi vengono posti dai titolari degli stabilimenti produttivi. L’aumento del salario minimo, la trasformazione dei contratti di collaborazione di diritto civile in contratti di lavoro subordinato, nonché le nuove regole per il conteggio dell’anzianità di servizio sono cambiamenti annunciati per il 2026 che possono incrementare in maniera significativa le spese per il personale.
Il periodo di pianificazione del budget è il momento migliore per identificare le aree in cui sono possibili dei risparmi e per verificare se le soluzioni attualmente adottate siano conformi alla normativa vigente. Le aziende che effettueranno una revisione di questo tipo otterranno un vantaggio competitivo, ridurranno i costi e saranno meglio preparate ad eventuali controlli.
Questo articolo è la prima parte di una serie dedicata all’ottimizzazione dei costi del lavoro negli stabilimenti produttivi, in cui affronto il tema del lavoro in somministrazione e dell’esternalizzazione dei processi (outsourcing).
Lavoro in somministrazione
In cosa consiste il lavoro in somministrazione
Il lavoro in somministrazione consiste nel reclutamento e nell’assunzione di persone, in base a un contratto di lavoro subordinato o di collaborazione ex codice civile (lavoratori somministrati), da parte di un’agenzia per il lavoro, che li delega a svolgere attività lavorativa temporanea a favore e sotto la direzione di un altro soggetto (datore di lavoro utilizzatore).
L’agenzia per il lavoro rimane il datore di lavoro o il committente formale dei lavoratori somministrati, mentre il datore di lavoro utilizzatore (lo stabilimento produttivo) organizza il loro lavoro e ne supervisiona lo svolgimento.
Le regole dettagliate sono disciplinate dalla legge polacca del 9 luglio 2003 sull’impiego dei lavoratori somministrati (ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).
Vantaggi del lavoro in somministrazione
L’utilizzo del lavoro in somministrazione consente di ottenere rapidamente personale durante i picchi stagionali o in caso di improvvisi aumenti degli ordini, senza la necessità di incrementare stabilmente l’organico.
In questo modo lo stabilimento produttivo può reagire in modo flessibile al mutare delle esigenze e, al termine del periodo di maggiore produzione, ha il diritto di risolvere il contratto senza l’obbligo di avviare la procedura di licenziamento collettivo.
L’utilizzo dei servizi di un’agenzia per il lavoro permette inoltre di ridurre i costi legati all’amministrazione del personale e alla gestione delle buste paga. È infatti l’agenzia a occuparsi di tutte le operazioni relative alla retribuzione, al versamento dei contributi e alla tenuta della documentazione dei dipendenti. Per lo stabilimento produttivo ciò significa costi più bassi, meno oneri amministrativi ed evitare contenziosi con i lavoratori.
Il lavoro in somministrazione offre anche la possibilità di verificare concretamente il modo di lavorare di un dipendente. Se la persona si dimostra adatta alla posizione, lo stabilimento produttivo può valutarne l’assunzione diretta, riducendo il rischio di selezioni non riuscite e i costi legati alla formazione del personale.
Limitazioni del lavoro in somministrazione
Il lavoro in somministrazione è soggetto a determinate limitazioni previste dalla legge. Le disposizioni stabiliscono che la stessa persona può svolgere attività in somministrazione per un periodo massimo di 18 mesi nell’arco di 36 mesi consecutivi.
Ai lavoratori somministrati non possono essere affidati compiti particolarmente pericolosi, come lavori in quota (inclusi quelli su scale o piattaforme superiori a un metro) o mansioni che comportino il contatto con sostanze chimiche.
Inoltre, un lavoratore somministrato non può essere impiegato in una posizione nella quale, negli ultimi tre mesi, era impiegato un dipendente il cui contratto di lavoro è stato risolto per motivi non imputabili a quest’ultimo.
A cosa prestare attenzione nella collaborazione con un’agenzia per il lavoro
Wiele z opisanych korzyści nie działa automatycznie. Ich realizacja w dużej mierze zależy od tego, w jaki sposób uregulowany jest podział praw i obowiązków w umowie z agencją pracy.
Molti dei vantaggi sopra descritti non vengono realizzati automaticamente. La loro attuazione dipende in larga misura dal modo in cui, nel contratto con l’agenzia per il lavoro, è regolata la ripartizione dei diritti e degli obblighi. Perciò, prima di sottoscrivere o prorogare un contratto di lavoro in somministrazione, è opportuno analizzarne attentamente le clausole e assicurarsi che tutelino adeguatamente gli interessi dello stabilimento produttivo.
Consiglio inoltre di verificare se l’agenzia con cui si intende collaborare operi in piena conformità alla legge. La mancata iscrizione al Registro delle Agenzie per il Lavoro (KRAZ) o l’offerta di servizi di outsourcing del personale può esporre l’impresa e i membri del suo consiglio di amministrazione a responsabilità giuridiche e sanzioni economiche rilevanti.
Nel caso di un’agenzia con cui sia già stato sottoscritto un contratto, è opportuno verificare se essa possieda ancora l’autorizzazione ad assumere lavoratori extracomunitari. Le agenzie per il lavoro che non hanno aggiornato la propria iscrizione al registro KRAZ entro il 1° settembre 2025 hanno perso, per due anni, la possibilità di affidare legalmente lavoro ai cittadini stranieri.
Outsourcing dei processi
In cosa consiste l’outsourcing dei processi
L’outsourcing dei processi consiste nell’affidare a un’impresa esterna (outsourcer) la realizzazione di una determinata fase della produzione o di un servizio di supporto. Può trattarsi, ad esempio, dell’assemblaggio di componenti, dell’imballaggio dei prodotti, della lavorazione delle carni, della pulizia oppure delle operazioni di scarico e carico delle merci.
L’outsourcer esegue il servizio in modo autonomo, in nome proprio, e si assume la piena responsabilità del risultato finale.
Chi svolge i servizi di outsourcing non può essere soggette alle istruzioni o al controllo dei dirigenti o dei responsabili dello stabilimento produttivo.
Vantaggi dell’outsourcing dei processi produttivi
L’utilizzo dell’outsourcing dei processi consente di ridurre in modo significativo i costi legati all’organizzazione del lavoro e all’assunzione del personale, poiché l’impresa esterna assume parte degli obblighi operativi e la responsabilità della loro esecuzione.
L’outsourcing non è soggetto alle limitazioni tipiche del lavoro in somministrazione, come il limite massimo di 18 mesi per l’impiego della stessa persona o il divieto di svolgere attività particolarmente pericolose.
In pratica ciò significa che gli unici limiti dell’outsourcing derivano dal contenuto del contratto stipulato con l’appaltatore, nel quale devono essere definiti l’ambito delle attività affidate, le modalità di esecuzione e le responsabilità delle parti.
Rischi legati all’outsourcing
I rischi legati all’outsourcing derivano principalmente da una preparazione inadeguata dei contratti e della documentazione dei processi, il che può portare a una contestazione della legittimità del modello di collaborazione adottato.
L’accertamento di irregolarità durante un’ispezione può comportare gravi conseguenze legali – che vanno da elevate sanzioni pecuniarie fino alla responsabilità penale dei membri del consiglio di amministrazione. Non si tratta di un rischio teorico, poiché negli ultimi anni l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (PIP) e la Guardia di Frontiera (SG) hanno intensificato i controlli sulle imprese che utilizzano forme vietate di outsourcing, denominate spesso come outsourcing del personale o leasing di lavoratori.
Attualmente la normativa prevede sanzioni che vengono imposte direttamente ai membri del consiglio di amministrazione e che non possono essere inferiori a 6.000 PLN per ciascun lavoratore straniero; ciò significa che, nel caso di 50 persone, la multa può superare i 300.000 PLN.
Pertanto, un contratto di outsourcing ben redatto garantisce non solo la tutela degli interessi delle parti, ma anche la minimizzazione del rischio di contestazioni e sanzioni durante i controlli effettuati dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro, dall’Agenzia delle Entrate o dalla Guardia di Frontiera.
Come implementare in modo sicuro l’outsourcing in uno stabilimento produttivo
Un’adozione sicura e conforme alla legge dell’outsourcing dei processi richiede la regolamentazione dettagliata di una serie di aspetti formali.
In primo luogo è necessario individuare il processo produttivo, ovvero definire quali attività rientrano nell’ambito del servizio e quale sia il risultato del lavoro, che deve essere misurabile e verificabile. Durante la preparazione della descrizione del servizio può essere utile far riferimento al layout dello stabilimento produttivo e indicare le postazioni, le linee o i macchinari specifici interessati dal processo.
La descrizione del servizio affidato deve essere sufficientemente dettagliata affinché, in caso di controllo, non si crei l’impressione che l’impresa di outsourcing si limiti a inviare lavoratori invece di eseguire il servizio a proprio nome e sotto la propria responsabilità.
Oltre all’individuazione del processo e alla preparazione della descrizione del servizio, è indispensabile predisporre una documentazione di processo completa. Occorre inoltre disciplinare le regole relative alla messa a disposizione di macchinari e attrezzature (mediante un cosiddetto contratto di tooling), all’utilizzo degli spazi produttivi, nonché alla definizione delle responsabilità in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
Lavoro in somministrazione vs Outsourcing dei processi
La differenza fondamentale tra il lavoro in somministrazione e l’outsourcing dei processi produttivi è che l’agenzia per il lavoro invia i lavoratori a svolgere le mansioni sotto la supervisione e la direzione del datore di lavoro utilizzatore (lo stabilimento produttivo). L’impresa di outsourcing, invece, realizza autonomamente il processo produttivo e si assume la piena responsabilità del suo risultato.
In altre parole, il lavoro in somministrazione riguarda la fornitura di personale, mentre l’outsourcing dei processi produttivi concerne l’esecuzione di un servizio.
Questa differenza apparentemente semplice ha un’enorme importanza pratica. Il lavoro in somministrazione è una forma di occupazione esterna che può essere introdotta in modo relativamente semplice e rapido, ma comporta limiti stabiliti dalla legge. L’outsourcing dei processi non è soggetto a tali restrizioni; tuttavia, un suo uso improprio può portare all’accusa di affidamento illegale di lavoro e a gravi conseguenze giuridiche.
L’outsourcing dei processi non può essere considerato un sostituto del lavoro in somministrazione. Se lo stabilimento produttivo non è in grado di individuare un processo autonomo da affidare a un’impresa esterna, la forma corretta di impiego rimane il lavoro in somministrazione.
Conclusioni
L’introduzione del lavoro in somministrazione o dell’outsourcing dei processi permette di ridurre in modo significativo i costi e di adeguare il numero dei lavoratori alle reali esigenze dello stabilimento produttivo. Non esiste però una soluzione universale valida per tutte le aziende: la scelta del modello di collaborazione dipende innanzitutto dalla natura delle attività da svolgere, dalla possibilità di individuare un processo autonomo e dalla disponibilità a introdurre eventuali modifiche organizzative.
Se desiderate verificare se le soluzioni attualmente adottate siano conformi alla normativa vigente, oppure se state pianificando di introdurre modelli di fruizione di lavoro esterno, vi invito a contattarmi.
Supporto gli stabilimenti produttivi nell’implementazione di modelli di lavoro esterno legali ed economicamente efficienti e preparo la documentazione legale necessaria a tutelare gli interessi dell’impresa e a ridurre i rischi di contestazioni da parte delle autorità di controllo.
Autore: avv. Krzysztof Rudiuk
tel.: + 601 831 625, e-mail: k.rudiuk@rudiuk.pl
